IT FORUM - Gamification e Storytelling
O IT Forum e IT Forum+ são consagrados dois dos maiores eventos de Tecnologia e Informação da América Latina, reunindo centenas de CIOs (Chief Information Officer) e executivos das maiores empresas do setor no Brasil e sendo considerado o encontro mais eficaz na geração de leads para a Indústria de TI e Telecom.
Em 2016 foi lançado o desafio de estimular ainda mais os negócios entre os participantes do evento e, como resposta, foi desenvolvida uma gamificação baseada em um storyworld completamente dedicado à realidade destes CIOs de destaque no mercado. O jogo e a narrativa foram minuciosamente lapidados com mecânicas e elementos que proporcionassem maior interação, business e diálogo entre os convidados.
Todo o enredo gira em torno do Tempo, uma entidade divina que os homens querem dominar. Na saga, uma Ordem antiga conhecida como "Ordem dos Guardiões do Tempo" foi criada com uma estética Steampunk para dar vida a fantasia e ser a responsável por administrar o poder do Tempo sob as civilizações humana.
A aventura começou bem antes de pisarem no resort na Bahia, local escolhido para o evento. Quando os executivos fizeram o seu cadastro e realizaram o agendamento das reuniões de negócio, eles também escolheram se filiar a uma das ligas da história:
People of Tomorrow, Ágora do Agora e C.A.R.E. Cada uma representando um pensamento sobre o domínio do tempo. P.O.T como é conhecida a primeira liga, pensa que a melhor coisa a se fazer é acelerar o Tempo e embarcar no futuro, já a C.A.R.E quer dedicar o Tempo à grandiosidade histórica e profunda do passado, enquanto a Ágora do Agora acredita que esses dois caminhos são perda de Tempo, pois o importante é viver o presente e suas realizações.
A jornada fantasiosa na qual embarcaram os participantes do encontro foi desenvolvida pela equipe da Storytellers Brand ’n Fiction, em parceria com a IT Midia.
Dinâmica: um videogame na vida real
O evento contou com diversas ferramentas para sua execução, inclusive jogos de carta, conquistas de badges e skills e apresentações de cutscenes (intervenções cinematográficas populares dentro dos jogos digitais), além de ativações feitas por uma equipe de atores que interpretava os personagens do mundo ficcional. Eles interagiam com os CIOs durante o desenrolar da trama e do jogos além de momentos de descanso, como refeições no resort ou oficinas com os filhos dos executivos, gerando mais engajamento por parte de toda a família.
Durante todo o evento existiam várias ações e missões ocorrendo para que a história fosse explorada, sendo que os os participantes também recebiam vídeos importantes para a trama nos celulares. Foi criada uma espécie de "vídeo game ao vivo” com vários caminhos possíveis. No encerramento, que contou com a presença dos familiares dos jogadores, o tempo foi libertado pelo time vencedor.
Dr. Osório Dutra, da Liga C.A.R.E, Peter Stone da Ágora do Agora e Zhou Xiang da People of Tomorrow, ganharam ilustrações épicas e atores reais que fizeram vídeos de incentivo a cada uma das suas ligas. Além deles outros personagens importantes como Valentina Vogel e Lila Danash tiveram roteiros e falas escritas para preencher a realidade do IT Forum com essa história.
Após o fim da edição do IT Fórum de 2016, todo esse universo transmídia continuou crescendo para os anos seguintes, com personagens, enredos e símbolos fundamentando uma verdadeira mitologia para o IT Forum.
resultados: um case de sucesso
Os resultados de todas as mudanças no IT Forum foram positivos, houve um aumento de 16% nas reuniões de negócio em relação ao ano anterior. Das 2.060 reuniões que eram realizadas em média, o evento computou 2.397, o que significa que muitos convidados fizeram um almoço mais rápido para poder fazer reuniões adicionais, e assim aproveitar melhor o tempo e ganhar mais pontos no jogo.
O evento continua a se reinventar sem abrir mão do Storytelling, a história foi evoluindo para ficar cada vez mais dentro do universo da tecnologia. Na edição seguinte, o IT Forum+ 2016, teve uma história que girou em torno de uma hacker que estava querendo destruir o tempo soltando suas amarras digitais. Desta vez o aumento foi ainda maior, as reuniões subiram 40%, das 1.540 reuniões esperadas foram realizadas 2.605. O jogo foi uma disputa acirrada e a liga vencedora só foi definida minutos antes do grande evento de encerramento.
Em 2017, a história contada foi uma continuação em que a hacker antes vilã virou protagonista. A atmosfera criada foi a de que as coisas podem mudar a qualquer momento, justamente o que acontece na tecnologia atualmente. Na ocasião, ao invés de estimular a quantidade de reuniões o mais importante era a qualidade dos encontros. O objetivo era fazer com que os CIOs convidados seguissem a agenda à risca. A média histórica sempre girou em torno de 500 compromissos perdidos por parte dos convidados, o que significa uma média de 2,8 compromissos perdidos por convidado. Apesar do número recorde de participantes, apenas 122 compromissos foram perdidos, o que representou uma média de apenas 0,6 compromissos perdidos por convidado em 2017.
Segundo os organizadores do IT Forum, depois das mudanças na estrutura, o evento conseguiu o maior engajamento de sua história, reflexo sentido nas pesquisas de avaliação. Em 2016, por exemplo, no primeiro ano do novo projeto,100% dos convidados e 100% dos patrocinadores responderam que voltariam ao IT Forum.
